Softwarelizenz-Audit

Geht es ums Software-Lizenz-Wesen herrscht nach wie vor große Unsicherheit. Was ist beim Lizenz-Audit erlaubt und was nicht? Wann mache ich mich strafbar, wann bin ich einfach nur schlau? Die häufigsten Fragen auf einen Blick:

Darf mein Lizenz-Bereich jederzeit einfach so geprüft werden?

Ja. Sobald Sie eine Software-Lizenz erwerben, gehen Sie einen Vertrag mit dem Software-Hersteller und Halter der Urheberrechte der Software-Lizenz ein, zu dessen Einhaltung Sie sich verpflichten. Laut diesem Kauf-Vertrag hat der Hersteller das Recht, in einem Lizenz-Audit jederzeit zu prüfen, ob Sie die Lizenzen auch wirklich gemäß seiner Vorgaben einsetzen.

Ist Unterlizenzierung tatsächlich strafbar?

Ja. Zu wenig Software Lizenzen für zu viele Geräte – ein klarer Fall von Unterlizenzierung. Auch wenn sie ohne Vorsatz in dieses Dilemma gerutscht sind, liegt hier ein klarer Fall von Unterlizenzierung vor. Und das wird sehr teuer und kann auch strafrechtliche Folgen haben. Übrigens: In der Haftung ist nicht der IT-Leiter oder wer auch immer für Wartung und Pflege Ihres Lizenzbereichs zuständig ist. In der Haftung ist ausschließlich die Geschäftsführung.

Wird ein Lizenz-Audit vorher angekündigt?

Ja. Ein Lizenz-Audit wird in schriftlicher Form angekündigt. Zwischen Ankündigung und Prüfung vergeht ca. ein Monat. Beispiel Microsoft: Der Hersteller fordert in einem Anschreiben zur Lizenz-Prüfung. Sie erhalten Zugangsdaten zu einem Onlineportal in dem Sie zu Prüfungszwecken im Vorfeld Auskunft über Ihren Lizenzbereich geben sollen. Jetzt gut aufpassen: Erst anmelden und ausfüllen, wenn Sie zu 110 Prozent sicher sind, dass mit Ihren Lizenzen alles in Ordnung ist!

Muss ich meine Firma während eines Lizenz-Audits dicht machen?

Nein. Es dauert zwar einige Tage Ihren Lizenz-Bereich zu prüfen. Ein Audit wird aber abgewickelt ohne den normalen Betriebs- und Geschäftsverkehr zu stören.

Wie kann ich sicher sein, dass mein Lizenz-Bereich in Ordnung ist?

Durch einen Lizenz-Check, wie beispielsweise die SAM Lizenzvorsorge easyCheck von U-S-C. Hier wird Ihr gesamter Lizenz-Bereich in nur zwei Tagen komplett analysiert. Der Vorteil: Vom Hersteller unabhängige Lizenz-Experten wie U-S-C müssen dem Hersteller keine Fehlbestände melden. So können Sie noch vor einem Lizenz-Audit Unterlizenzierungen ausgleichen ohne mit strafrechtlicher Verfolgung zu rechnen.