CASE STUDY – Sparpotenzial in öffentlichen Einrichtungen
Die Landeshauptstadt Hannover entdeckte bei ihrer Suche nach Einsparungsmöglichkeiten in der Microsoft Lizenzbeschaffung den unabhängigen SAM Lizenzberater U-S-C aus München. Bisher lag die Lizenzierung in der Hand von Microsoft Partnern, weshalb die Vorteile einer unabhängigen SAM Lizenzberatung nicht genutzt werden konnten. Schnell wurde klar, dass für die über 15.000 IP-Endgeräte und 800 Server enorme Einsparmöglichkeiten bei der zukünftigen Microsoft Lizenzierung erzielt werden könnten. „Für uns ist Auditsicherheit extrem wichtig“, erklärt U-S-C Geschäftsführer Peter Reiner, „aber eben auch eine Lizenzierung, die exakt auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten ist. Dank unserer Unabhängigkeit gibt es oft alternative Lizenzierungs-Lösungen, die der klassische Microsoft Partner nicht anbieten kann oder möchte.“
Besonderes Interesse hatte Niedersachsens Landeshauptstadt an der Vertragsoptimierung PLUS. Diese Vertrags-, Lizenzierungs- und Einkaufsoptimierung von Microsoft Lizenzen ist von U-S-C speziell für Behörden, Landkreise und mittelständische Betriebe entwickelt worden. „Wenn wie im Fall von der Landeshauptstadt Hannover ein True-Up oder eine Vertragsverlängerung im Enterprise Agreement ansteht, ist die Vertragsoptimierung PLUS das ideale Produkt mit der höchstmöglichen Einsparung für den Kunden“, erklärt U-S-C Geschäftsführer Peter Reiner, „denn zu diesem Zeitpunkt kann die Lizenzierung besonders effektiv angepasst und optimiert werden.“ Die Landeshauptstadt Hannover war von dem Angebot begeistert und entschied sich dazu, die Komplettabwicklung der Lizenz-Optimierung an die unabhängigen SAM und Softwarelizenz-Experten abzugeben.
Komplette Lizenzerfassung durch U-S-C in nur einer Woche
Zuerst wurden in nur fünf Manntagen sämtliche Installationen und die gesamte Lizenzstruktur mit entsprechenden Tools technisch erfasst. Ziel dieser Inventarisierung, SAMplus genannt, ist eine lückenlose Bestandsaufnahme sämtlicher Clients, Systeme, Anwendungen, Netzwerkinfrastruktur etc. sowie sämtlicher Lizenzen und Verträge. „In Hannover wurden nicht nur über 15.000 IP-Endgeräte der Stadtverwaltung und 800 Server geprüft“, erinnert sich CCS 365 IT-System Engineer Georg Schneider, „sondern auch 6 Pilotschulen, bei denen weitere gut 3.500 IP-Endgeräte im Einsatz sind. Die Datenerhebung und Validierung war eine hohe technische Herausforderung, da sie auf knapp 100 verschiedenen und durch Firewalls voneinander getrennten Netzwerken verteilt sind.“ Die IT-Verantwortlichen der Stadt entschieden sich ganz bewusst dafür, auch die Kompletterfassung vom U-S-C-Team abwickeln zu lassen, um abschließend eine garantiert neutrale, aber lückenlose Ist-Analyse zu haben – ohne eigenes Erfassungsrisiko.
Einsparungen von über einer Million Euro
Direkt im Anschluss wurde das eigentliche SAM Projekt von den U-S-C SAM-Experten durchgeführt. Da die Landeshauptstadt einen sehr günstigen Zeitpunkt für die unabhängige Lizenzoptimierung gewählt hat, konnte die zukünftige Lizenzierung zum True Up 2019 im EA problemlos im Sinne des Kunden angepasst und verbessert werden. Dazu kamen dank der gründlichen Inventarisierung SAMplus enorme Einsparungen im technischen Bereich. „Dass man letztendlich über eine Million Euro einsparen kann, hat die kühnsten Erwartungen von allen übertroffen“, erklärt U-S-C Geschäftsführer Walter Lang, „und zeigt wieder einmal mehr, wie unfassbar rentabel ein unabhängiges SAM ist.“
Nach dem Spiel ist vor dem Spiel: Zentrales Lizenzmanagement für Strategie- und Kosten-Kontrolle
Damit auch in Zukunft in der IT der Landeshauptstadt Hannover alles glatt läuft, empfahl U-S-C ein zentrales Lizenzmanagement einzusetzen. „Wir schließen grundsätzlich unsere Projekte mit der Empfehlung auf Nachhaltigkeit durch eine langfristig sinnvolle Lizenzierungsstrategie ab“, erklärt Oliver Schäpe, Leiter SAM & Professional Services,
SAM as a Service für das Zentrale Lizenzmanagement der Stadt Hannover.
„im Fall der Landeshauptstadt Hannover erschien uns ein zentrales Lizenzmanagement extrem sinnvoll, da dort zum umfangreichen Lizenzbereich nicht nur Microsoft, sondern auch IBM, Oracle, SAP, Adobe und andere Lizenzen gehören, die regelmäßig und vorausschauend betreut werden wollen. Auf diese Weise ist von nun an gewährleistet, dass die IT der Landeshauptstadt Hannover das schnelllebige Lizenzwesen nachhaltig strategisch- und kostenoptimiert unter Kontrolle hat.“
Langfristig strategisch sinnvoll lizenziert
Natürlich wird das zentrale Lizenzmanagement der Landeshauptstadt aber auch weiterhin von der U-S-C als beratenden Partner mit SAM as a Service begleitet. „Unser Ziel ist es, dass unsere Kunden bei möglichst geringen Projektkosten und geringem Personalaufwand stets bestmöglich, compliant und maßgeschneidert aufgestellt sind“, erklärt U-S-C Geschäftsführer Peter Reiner.
Bereichsleiter SAM, Oliver Schäpe (ganz rechts), überreicht das
U-S-C SAM Zertifikat an die Verantwortlichen der Landeshauptstadt Hannover (von links nach rechts: Herr Kropp, Herr Rackow und Bereichsleiter Herr Vogel) als Compliance Nachweis für Microsoft und Wirtschaftsprüfer.