Erhebliche Einsparungen in der Landkreisverwaltung Mettmann (NRW) durch Microsoft Lizenzoptimierung bei 3000 PCs
Eine effiziente und kostenschonende IT-Infrastruktur ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für ganze Landkreise elementar. So rief die Verwaltung des Landkreises Mettmann, der zu den am dichtesten besiedelten und zehn größten Landkreisen Deutschlands zählt, ein Projekt zur Optimierung der Softwarelizenzierung und Lizenzverträge ins Leben. Große Hilfe leistete bei diesem Unterfangen die U-S-C GmbH, Spezialist für Lizenzoptimierung im Rahmen von SAM (Software Asset Management). Schon nach dem ersten Beratungsgespräch wurde allen Beteiligten die Tragweite des Einsparungs- und Optimierungspotentials bewusst.
Weniger ist mehr
Vier U-S-C Consultants, davon zwei für SAM, einer für Vertragsmanagement und ein Technischer Consultant, analysierten zuerst zusammen mit den Bereichsleitern der verschiedenen Abteilungen der Kreisverwaltung vollumfänglich die installierte Software, vorhandenen Lizenzen und laufenden Lizenzverträge. Neben der vollständigen Lizenzierung und der Einhaltung des Lizenzrechts legte man einen weiteren Schwerpunkt auf die Optimierung bei anstehenden Vertragsverlängerungen und Anschluss-Lizenzierungen. Ein enormes Einsparpotenzial versteckt sich auch in ordnungsgemäß bezahlten Lizenz-Paketen, die nicht voll ausgeschöpft oder gar nicht bzw. nicht mehr genutzt werden. Oft werden Lizenzen aus mangelnder Kenntnis über die Lizenzprodukte kostspielig erworben oder bestehende Verträge einfach immer weiter verlängert. So „versumpfen“ jedes Jahr – allein durch das Festhalten an alten Verträgen – abertausende von Euro.
Einsparungen im Sechstelligen Bereich
Die U-S-C passte das Lizenzierungsmodell, das seit einigen Jahren standardmäßig weitergeführt wurde, an die veränderten Anforderungen der aktuellen, modernen IT-Infrastruktur des Landkreises an. Dadurch werden gegenwärtig und zukünftig unnötige Lizenzkosten eingespart.
Insgesamt wurden durch Lizenz-Optimierung und –Reduktion in den unterschiedlichen Abteilungen Einsparungen im sechsstelligen Bereich realisiert. Allein durch das Aufzeigen falscher Rechnungen von Lieferanten konnten ad hoc bestehende Kosten um knapp 40.000 Euro reduziert werden.
Besser als gedacht
Durch die Vertragsoptimierung PLUS von U-S-C hat der Landkreis Mettmann heute eine vollständige und korrekte Lizenzierung und trägt nur noch das Notwendige an Kosten. Damit das auch in Zukunft so bleibt, steht die U-S-C der Kreisverwaltung durch SAM as a Service auch zukünftig beratend zur Seite. Der zuständige Amtsleiter kommentiert das Projekt abschließend: „Das SAM-Projekt war ein voller Erfolg, das in Sachen Einsparpotenzial unsere Erwartungen sogar noch übertrifft! Die U-S-C betreut uns jetzt regelmäßig im SAM as a Service. So haben wir den Lizenzierungsbereich und das Vertragsmanagement auch weiterhin effizient und kostensparend im Griff und sind für künftige Anforderungen gut gerüstet.“ Auch die Projektkoordinatorin fasst zufrieden zusammen: „Alle Projektbeteiligten gaben unisono ein sehr gutes Feedback zum gemeinsamen SAM-Projekt ab. Besonders wurden die außerordentliche Fachkompetenz aller Beteiligten auf Seiten U-S-C sowie die gelungene Wissensvermittlung und der Erkenntnisgewinn hervorgehoben. Die U-S-C Experten konnten mit ihrem enormen Fachwissen bei den Kollegen punkten und schnell ein hohes Maß an Akzeptanz gewinnen.“
*Zu den SAM-Projekten von U-S-C gehört absolute Diskretion, bestätigt durch eine unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung. Daher werden hier keine Namen genannt.