Bestehen Sie auf einem eindeutigen Nachweis der Lizenzherkunft (Vertrags-Lizenz-Nummer). Fordern Sie die Original Microsoft Vertragsnummer, denn im Falle eines Microsoft SAM Audits müssen SIE die Original-Nachweise vorlegen. TÜV-Siegel und Notar-Testate helfen hier nicht weiter. Lassen Sie sich von Ihrem Händler auch nicht auf einen „nachträglichen Nachweis im Falle eines Lizenz-Audits“ vertrösten, da könnten Sie im Regen stehen (z.B. Händler ist inzwischen Insolvenz, Ansprechpartner nicht mehr da, etc.)

§§: Der Bundesgerichtshof hat Notar-Testate als Lizenz-Transfer-Nachweis als „nicht ausreichend“ beurteilt und weiter „.... der Verkäufer der gebrauchten Software (muss) darlegen und beweisen, dass er dem Kunden alle Informationen, die notwendig sind, um den Umfang der „bestimmungsgemäßen Benutzung festzustellen, zur Verfügung gestellt hat.“ (BGH Urteil vom 17.07.2013 ZR 129/98)

Kaufen Sie zu ihrer eigenen Auditsicherheit nur von Händlern, die die Lizenzherkunft bereits beim Kauf lückenlos belegen. Eine gründlich dokumentierte und transparente Lizenz-Transfer-Kette ist im Falle eines Microsoft Software Audits unerlässlich. Den Erstbesitzer der Software Lizenzen offenzulegen sollte kein Problem sein – wenn alles rechtssicher eingekauft worden ist.
Ein TÜV-Zertifikat, eine Notarurkunde oder der neueste Trend – eine TÜV-zertifzierte Rechtekette – dokumentieren oft nicht den Erstbesitzer der Lizenz. Bei all diesen Beispielen wird nur die Prozesskette des Transfers bestätigt. Das wäre so, als würde man im Fahrzeugbrief eintragen lassen, dass das Auto korrekt überführt wurde, aber nicht woher es letztendlich stammt.

Bestehen Sie auf dem Lizenz-Übertragungs-Formular und die Vernichtungserklärung mit der Originalunterschrift vom Erstbesitzer der Software. Gesunde Vorsicht ist geboten, wenn Händler als „Bevollmächtigte“ des Kunden auftreten und diese Nachweisdokumente selbst unterzeichnen.

§§: Der ursprüngliche Lizenznehmer muss seine Kopien des Computerprogramms zum Zeitpunkt des Weiterverkaufs unbrauchbar gemacht haben, wobei der Nachweis der Unbrauchbarmachung der Kopien des Ersterwerbers nicht durch Notartestate erbracht werden kann.“ (BGH Urteil vom 17.07.2013 ZR 129/98)

Vorsicht beim Kauf von Softwarelizenzen aus der Nicht-EU. Der Transfer von Microsoft Volumenlizenzen aus Nicht-EU-Ländern (Indien, Taiwan, China etc.) ist nach den aktuellen Lizenzregeln nicht zulässig. Meistens werden hier auch die notwendigen Audit Unterlagen von den ausländischen Händlern selbst unterzeichnet und nicht vom Erstbesitzer, da die Rechtekette oft nicht lückenlos offengelegt werden kann.

Alle Alarmglocken sollten angehen bei auffällig günstigen Microsoft Lizenz-Angeboten (PC-Fritz-Fall, Lizengo-Fall etc.) Oft erhalten Sie hier nach dem Kauf nur eine E-Mail mit einem Lizenz-Key. Oft verbergen sich dahinter Keys aus dem Ausland von Edu-, Academic- oder Gouvernement-Lizenzen. Der Lizenz-Key ist nur mit Herkunftsnachweis und der vom Erstbesitzer unterzeichneten Vernichtungserklärung auditsicher.

§§: „Die Software muss ursprünglich mit Zustimmung des Rechteinhabers im Gebiet der EU oder eines anderen Vertragsstaates des EWR im Wege der Veräußerung in den Verkehr gebracht worden sein (entweder auf einem körperlichen Datenträger oder per Download)“ (BGH Urteil vom 17.07.2013 ZR 129/98)

Seit den EuGH- und BGH-Urteilen ist für Microsoft der Einsatz von gebrauchter Software (auch im Audit) kein Problem, so lange folgende Faktoren erfüllt sind: Unbefristetes Nutzungsrecht wurde dem Ersterwerber durch den Rechteinhaber eingeräumt: Autorisierungs/Vertrags-Nummer, Lizenz-Nummer sowie Ersterwerber sind konkret beweisbar; es gibt keine weiteren Kopien des Computerprogramms zum Zeitpunkt des Weiterverkaufs; eine persönlich unterzeichnete Vernichtungserklärung des ursprünglichen Lizenznehmers/ Ersterwerbs liegt vor; es handelt sich um EU-Lizenzen. Das sagt die Rechtsabteilung von Microsoft offiziell zu den EuGH- und BGH-Urteilen.